Huishoudelijk Reglement

Algemeen

Artikel 1

1. 
   

• De kleuren van de vereniging zijn lichtblauw en zwart;
• Het clubkostuum van de heren is:
• Lichtblauw shirt met twee witte verticale strepen over de linker borst, zwarte broek en lichtblauwe kousen;
• Het clubkostuum van de dames is:
• Lichtblauwe shirt met twee witte verticale strepen over de linkerborst, zwarte rok en lichtblauwe kousen:

   2.  Aanvraag van het gewoon of buitengewoon lidmaatschap vindt plaats door schriftelijke       aanmelding bij het bestuur, door middel van een door het bestuur verstrekte formulier

  3.

• De vereniging kent een verengingsembleem. Een exemplaar van het verenigingsembleenm berust bij het bestuur;
• Het verenigingsembleem mag niet worden verveelvoudigd en/of op kledingstukken worden afgebeeld door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het bestuur;
• Overtreding van het gestelde lid 3 sub b) wordt beschouwd, en op gelijke wijze gestraft als misdragen ten opzichte van de vereniging zoals bedoel in art. 9 lid 1. 

Rechten en plichten van de leden
Artikel 2

1. Ieder lid buitengewoon lid en honorair lid dient zich te onderwerpen aan de statuten en huishoudelijk reglement en alle andere regels en de bepalingen van het bestuur en de algemene ledenvergadering;
2. Buitengewone leden en de honorair leden hebben dezelfde rechten en plichten als de leden in de zin van het B.W., echter met inachtneming van het gestelde artikel 6.2 van de statuten;
3. De buitengewone leden en honorair leden hebben geen stemrecht in de algemene ledenvergadering.
   
   

Het bestuur

Artikel 3

1. Het bestuur behartigt de belangen van de vereniging, het geeft uitvoering aan de besluiten van de algemene ledenvergadering, is belast met de handhaving van de statuten en het huishoudelijk reglement en houd toezicht op commissies en functionarissen;
2. Op de jaarvergadering wordt de begroting namens het bestuur gepresenteerd. Op de eerste volgende algemene ledenvergadering wordt de begroting ter goedkeuring aan de vergadering voorgelegd;
3. Voor overschrijding van de begroting is het bestuur verantwoordelijk;
4. De voorzitter leidt de algemene ledenvergadering en de bestuursvergadering. Bij zijn afwezigheid treedt zijn plaatsvervanger op;
5. De secretaris maakt notulen van de algemene ledenvergadering en de bestuursvergadering. De notulen van de algemene ledenvergadering dienen na goedkeuring door de algemene ledenvergadering door de secretaris en de voorzitter te worden ondertekend;
6. De secretaris voert briefwisseling uit naam van en in overleg met het bestuur, draagt zorg voor de aankondiging per mail van de te houden algemene ledenvergadering tenminste 15 dagen voor de dag der vergadering en is belast met het opstellen van het jaarverslag;
7. De secretaris houdt een archief bij, tenminste bestaande uit ingekomen stukken en kopieën van verzonden stukken. De secretaris zorgt voor het bijhouden van de besluiten in het besluitenboek en zorgt voor een presentielijst tijdens de algemene ledenvergadering;
8. De penningmeester houdt nauwkeurig boek en beheert de gelden en goederen van de vereniging; voor dit beheer is hij persoonlijk aansprakelijk;
9. De penningmeester is belast met de invordering van de gelden van de vereniging;
10. De penningmeester voert een briefwisseling de gelden betreffende; hij houdt een archief bij, bestaande uit ingekomen en verzonden stukken de gelden betreffende;
11. De penningmeester zorgt ervoor dat uiterlijk 7 dagen voor de vergadering wordt gehouden een exploitatie en balans van het afgelopen boekjaar aan de kascommissie van de vereniging wordt voorgelegd;
12. De taak van de commissarissen wordt in overleg tussen de bestuursleden onderling bepaald. Het bestuur stelt de ledenvergadering van de vastgestelde taakverdeling op de hoogte;
13. Op de algemene leden vergadering van het jaarverslag, de balans, de staat van baten en lasten en de rekening en verantwoording over het gevoerde beleid, kan het bestuur worden gedechargeerd;
14. Elk bestuurslid dat is gedechargeerd is verplicht zijn bestuurstaak te blijven waarnemen totdat in zijn functie is voorzien. Hij is verplicht zijn taak naar behoren over te dragen.

De algemene ledenvergadering

Artikel 4

1. Het bestuur bepaalt plaats, tijd, agenda en aankondiging van de ledenvergadering met inachtneming van het bepaalde statuten;
2. Geen ledenvergadering mag worden gehouden tijdens onderwijsvrije dagen van de TU Delft;
3. In een ledenvergadering kunnen niet-leden door het bestuur worden geïntroduceerd indien het bestuur dit wenselijk acht in verband met de voortgang van de vergadering;
4. Een stemming in de ledenvergadering over personen geschiedt steeds schriftelijk; een stemming over zaken alleen dan schriftelijk wanneer dit door het bestuur of tenmiste vijf stemgerechtigden leden wordt gewenst; De stembriefjes dienen door het bestuur of eventuele stemcommissie bestaande uit twee leden, hiervoor tijdens de vergadering aangewezen, te zijn gewaarmerkt;
5. Bij acclamatie mag niet gestemd worden;
6. Een stem is ongeldig indien:
   - Niet duidelijk blijkt wat de bedoeling is, ter beoordeling van de stemcommissie of het bestuur;
   - De stemmende persoon de presentielijst niet heeft getekend.
   
7. Over voorstellen niet op de agenda vermeld of niet daarmee in verband staande mag geen    besluit worden genomen;
8. Na een voorstel waarover in de ledenvergadering een beslissing is genomen, kan geen tweede voorstel van gelijke strekking worden aangenomen. Dit kan eerst na twee maanden weer in behandeling worden genomen, tenzij de ledenvergadering met 2/3 van het aantal geldige stemmen behandeling verlangt; deze hernieuwde kan niet plaatsvinden in de ledenvergadering waarin voornoemd besluit is genomen;
9. Een motie moet ondertekend door tenminste 5 stemgerechtigde leden schriftelijk worden ingediend bij het bestuur;
10. Een bij het bestuur schriftelijk ingediende motie wordt uiterlijk behandeld en in stemming gebracht op de eerstvolgende algemene ledenvergadering, op welks agenda vermelding mogelijk is;
11. Indien meerder moties over eenzelfde onderwerp tegelijkertijd in behandeling zijn, wordt de meest verstrekkende eerst in stemming gebracht; beoordeling hiervan is aan het bestuur overgelaten;
12. De punten voor de W.V.T.T.K. kunnen tot 24 uur voor het aanvangsuur van de algemene ledenvergadering ingediend worden;
13. In oktober wordt een algemene ledenvergadering gehouden, de jaarvergadering genaamd. In deze vergadering vindt de verkiezing van het bestuur plaats.

Stemming over functies

Artikel 5

1. Voor verschillende functies in de vereniging wordt door het in functie zijnde bestuur telkens een stemgerechtigd lid kandidaat gesteld; de kandidaten dienen tenminste zeven dagen voor de dag der verkiezing bekend te worden gemaakt;
2. Tot 24 uur voor de dag der verkiezing kunnen door tenminste vijf stemgerechtigde leden schriftelijk tegenkandidaten worden ingediend bij het bestuur;
3. Indien er geen tegenkandidaten gesteld zijn, is de kandidaat respectievelijk, zijn de kandidaten verkozen op de dag der verkiezing;
4. Zijn er één of meer tegenkandidaten gesteld dan vindt er een stemming plaats op de dag der verkiezing; gekozen is degene die meer dan de helft van het aantal geldige stemmen heeft verkregen;
5. Heeft noch de kandidaat noch een der tegenkandidaten meer dan de helft van het aantal geldige stemmen verkregen, dan wordt opnieuw gestemd tussen die twee kandidaten met het hoogste en het één na hoogste aantal stemmen;
6. De stemming vindt plaats tijdens een algemene ledenvergadering.

Commissies

Artikel 6

1. Commissies en functionarissen worden door het bestuur geïnstalleerd en gedechargeerd;
2. De penningmeester van een commissie is persoonlijk verantwoordelijk voor het beheer van de gelden van de commissie. De commissie in haar geheel is verantwoordelijk voor overschrijding van haar budget c.q. begroting;
3. Commissies die meer dan honderd euro aan baten en/of lasten hebben dienen:

• door de ledenvergadering te worden ingesteld;
• uit hun midden een voorzitter, secretaris en een penningmeester aan te wijzen. De functie van penningmeester en secretaris verenigbaar;
• tijdig een begroting ter goedkeuring aan de algemene ledenvergadering te presenteren;
• een staat van baten en lasten en rekening en verantwoording over het gevoerde beleid aan de algemene ledenvergadering te overleggen alvorens tot decharge kan worden overgegaan.

4. Commissies ingesteld door het bestuur zijn direct verantwoording verschuldigd aan het bestuur;

5. Commissies ingesteld door de ledenvergadering zijn direct verantwoording verschuldigd aan de ledenvergadering.

5. Er is een kascommissie, deze commissie bestaat uit twee personen en heeft de volgende taken:

• het controleren van het financiële beleid van het bestuur en de commissies namens de vereniging;
• Het verslag doen van haar bevindingen op de ledenvergadering waarop betreffende bescheiden worden behandeld.

6. Indien de kascommissie van haar taak ontheven is, dient binnen een maand een nieuwe kascommissie te worden geïnstalleerd;

7. Indien in een algemene ledenvergadering waar tenminste de helft van het aantal stemgerechtigde leden aanwezig is, een motie van wantrouwen tegen een commissie wordt aangenomen met 2/3 van het aantal geldige stemmen, dan wordt de commissie van haar taak ontheven beschouwd;

8. Er is een raad van bestuur, de raad van advies genaamd.

• de commissie bestaat uit minimaal 3 en maximaal 6 leden, waaronder een oud-penningmeester;
• de commissie wisselt nooit in zijn geheel;
• de zittingsperiode van een commissielid bedraagt minimaal één jaar en maximaal 3 jaar;
• de taak van de commissie is het toezien op de continuïteit van de vereniging. Hetgeen zij tracht te bereiken door advisering aan het bestuur en de ledenvergadering.

9. Er is een commissie ter redactie van het verenigingsorgaan en het mededelingsorgaan;

10. Andere commissies kunnen door de ledenvergadering en het bestuur worden ingesteld;

11. In commissies die generlei bemoeienis hebben met de hockeysport kunnen buitengewone leden zitting hebben.

Contributie

Artikel 7

1. De leden betalen een contributie waarvan de hoogte jaarlijks door de algemene ledenvergadering wordt vastgesteld. De algemene ledenvergadering heeft echter geen beslissingsbevoegdheid over dat deel van de contributie dat door de vereniging als intermediair aan derden voldaan dient te worden;
2. De leden dienen hun financiële verplichting die voortkomen uit het lidmaatschap van de S.V.H.C. Dopie X TU Delft te voldoen;
3. De leden dienen hun financiële verplichting voor één oktober van het lopende boekjaar te voldoen;
4. Indien een lid de financiële verplichting aan X TU Delft, zoals bedoeld in lid 2 van dit artikel niet vóór 1 oktober heeft voldaan, dan mag het bestuur een boete opleggen met een maximum van 20% van het verschuldigd bedrag, en mag het bestuur het lid schorsen totdat alle verplichtingen aan het sportcentrum voldaan zijn.

Het verenigingsorgaan

Artikel 8

1. 
   

• De S.V.H.C. Dopie kent een verengingsorgaan genaamd Periodopie Special;
• De S.V.H.C. Dopie kent een mededelingsorgaan genaamd Periodopie

2. Het verenigingsorgaan wordt verstrekt aan alle gewone en buitengewone leden;

3. Het mededelingsorgaan wordt verstrekt aan alle leden. Buitengewone leden kunnen indien gewenst, het mededelingsorgaan ontvangen tegen een vergoeding van een door de algemene ledenvergadering vast te stellen bedrag.

Strafmaatregelen

Artikel 9

1. Indien een lid of een buitengewoon lid zich ten opzichte van de vereniging misdraagt kan:

• het bestuur hem beboeten;
• het bestuur hem voor de tijd van één jaar schorsen;
• de algemene ledenvergadering hem uit het lidmaatschap ontzetten.

2. De boetes als bedoeld in lid 1 sub 1 worden bepaald overeenkomstig de schade die aan de vereniging is toegebracht en/of de boetes die de vereniging door derden worden opgelegd. Boetes die aan een team als geheel door een derden partij worden opgelegd, worden gelijk verdeeld over alle leden van het desbetreffende team;

3. Indien een lid zijn contributie niet voor één oktober van het lopende boekjaar heeft voldaan, kan hem door het bestuur een boete van 10% van de contributie worden opgelegd met een maximum van dertig euro, waarna het bestuur hem kan schorsen als betalen uitblijft. Hierna kan het bestuur een voorstel tot ontzetting uit het lidmaatschap bij de algemene ledenvergadering indienen;

4. Een besluit tot strafmaatregel wordt zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de betrokkene medegedeeld. Deze kan tegen elke beslissing als bedoeld in lid 1,2, en 3 in beroep bij de algemene ledenvergadering gaan. het bestuur is dan gehouden binnen 2 maanden de ledenvergadering bijeen te roepen; hangende uitspraak van de ledenvergadering wordt voorgenomen beslissing opgeschort, behalve bij lid 1b. Hier blijft het lid geschorst tot de volgende ledenvergadering. 

Buitenwerkingstelling, dispensatie en wijziging

Artikel 10

1. Bij besluit van de algemene ledenvergadering, te nemen met 2/3 van het aantal geldige stemmen kan een bepaling in het huishoudelijk reglement voor de tijd van hoogstens één jaar buiten werking worden gesteld of kan dispensatie voor een bepaling in het huishoudelijk reglement worden verleend. Op de agenda van de desbetreffende vergadering dient te worden vermeld door welke bepaling de buitenwerkingstelling of dispensatie wordt aangevraagd;
2. Besluiten tot wijziging van de statuten of huishoudelijk reglement worden genomen door de algemene ledenvergadering, doch kunnen alleen worden genomen met een meerderheid van tenminste 2/3 van de in de algemene ledenvergadering uitgebrachte stemmen;
3. Degene die de oproeping tot de algemene ledenvergadering, welke een voorstel tot wijziging van de statuten of huishoudelijk reglement ten onderwerp heeft, hebben gedaan, bij welke oproeping moet worden medegedeeld dat in de vergadering de wijzingen van statuten of huishoudelijk reglement zal worden voorgesteld. Moeten tenminste vijf dagen voor de vergadering een afschrift van dat voorstel waarin de voorgedragen wijziging woordelijk is opgenomen, op de daartoe geschikte plaats. voor de leden ter inzage liggen tot na afloop van de dag waarop de vergadering wordt gehouden.

Het Huishoudelijk Reglement is het laatst gewijzigd op:

10-12-2019

Als u naar aanleiding van ons Huishoudelijk Reglement nog vragen of opmerkingen heeft of benieuwd bent naar alle mutaties van ons Huishoudelijk Reglement neem dan contact met ons op!

Contactgegevens:
S.V.H.C. Dopie
Oude Delft 57A
2611 BC
Delft
Voorzitter@dopie.nl

Laatst bijgewerkt op 07-05-2023

Privacyverklaring

S.V.H.C. Dopie hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy verklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. S.V.H.C. Dopie houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy verklaring;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
  
  

Als S.V.H.C. Dopie zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy verklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van Leden

• Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door S.V.H.C. Dopie verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
• Ledenadministratie
• Contributieheffing
• Informatieverstrekking
• Uitnodigen voor bijeenkomsten

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• De overeengekomen opdracht;
  

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan S.V.H.C. de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• (Zakelijk) Telefoonnummer;
• (Zakelijk) E-mailadres;
• Geslacht;
• Bankrekeningnummer.

Uw persoonsgegevens worden door S.V.H.C. Dopie opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Het verzorgen van de (financiële) administratie;
• Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.
  
  

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn
S.V.H.C. Dopie bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle personen die namens S.V.H.C. Dopie van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen
Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens
S.V.H.C. Dopie
Oude Delft 57A
2611 BC
Delft
Voorzitter@dopie.nl

Laatst bijgewerkt op 09-05-2018